Представьте ситуацию: компания ведёт масштабный проект, в процесс вовлечены десятки сотрудников, внешние подрядчики, организации. Всё идёт по плану, пока не наступает момент подписания акта. Оказывается, оригинал договора никто не видел, сроки исполнения по документу не зафиксированы, а устные договоренности с контрагентом вспоминаются по-разному. Счёт на оплату выставлен, а обоснование суммы – под вопросом. Возникает много вопросов, вплоть до конфликта, а в арсенале компании – только электронные письма и файлы без подписей. Так теряются деньги, партнёрство, репутация. Всё потому, что в нужный момент не оказалось надлежащим образом оформленного и сохранённого документа.
И это не редкость. В практике казахстанских компаний подобные ситуации возникают чаще, чем хотелось бы. И, как правило, не потому что бизнес халатен. Часто причина – недооценка роли делопроизводства. Оно воспринимается как бэк-офисная рутина, тогда как на самом деле является скелетом всей правовой архитектуры организации.
Если внимательно взглянуть на структуру успешной компании, будь то производственное предприятие или стартап, окажется, что её эффективность во многом зависит от того, насколько надежно выстроена система работы с документами. И это не только про порядок на полках и гугл-дисках. Это про контроль, прозрачность, управляемость. Это про возможность доказать своё право, зафиксировать договоренности, не допустить злоупотреблений, избежать штрафов и санкций.
В Республике Казахстан вопрос делопроизводства регулируется сразу несколькими нормативными актами:
- Приказ Министра культуры и спорта Республики Казахстан от 25 августа 2023 года № 236 «Об утверждении Правил документирования, управления документацией и использования систем электронного документооборота в государственных и негосударственных организациях» обязывает юридические лица обеспечивать сохранность документов, в том числе на электронных носителях.
- Налоговый Кодекс РК требует ведения и хранения первичных документов, подтверждающих каждую хозяйственную операцию.
- Кодекс об административных нарушениях РК предусматривает штрафы за нарушение правил хранения и уничтожения документов
А это значит, что неполный архив или отсутствие регистрации документа - уже не внутренний промах, а прямое нарушение Закона. И за ним – ответственность.
Практика показывает: даже один утраченный акт может стоит компании огромные суммы. Отсутствие подтверждения выполнения работ делает невозможным их оплату. Потерянный протокол заседания совета директоров – основание для признания сделки недействительной. Неоформленный приказ по кадрам – причина для взыскания от трудовой инспекции. Каждый такой документ – это кирпичик в устойчивости всей бизнес-системы.
Часто делопроизводство недооценивают и в компаниях с сильным юридическим департаментом. Считается, что если есть юристы, они всё восстановят. Но без надлежащего документа юрист может быть бессилен, ведь суду нужны доказательства, а не предположения. Копии без подписей, скриншоты, пересланные письма – лишь косвенные аргументы, которые редко убеждают. Особенно в условиях растущей строгости к доказательной базе. Тем более, если у второй стороны всё оформлено корректно.
А теперь перенесёмся в контекст современных реалий. Всё больше компаний переходит на электронный документооборот. Это прогресс, но он не отменяет необходимости системности. Электронный документ тоже должен быть зарегистрирован, подписан в соответствии с требованиями, храниться в защищенной среде, а иначе это просто файл – без юридической силы. Автоматизация не заменяет ответственность. Более того, она требует большей точности и понимания внутренних регламентов.
Важно понимать, что делопроизводство – это не про контроль ради контроля. Это механизм, обеспечивающий доверие между сотрудниками, руководством, партерами, органами власти. Это защита от недобросовестных действий и от произвола. Когда документ оформлен, зарегистрирован и прошёл через системы – у него есть история, а значит, есть шанс, что права, интересы и средства компании будут защищены.
Ещё один аспект, часто недооцениваемый – это делопроизводство как инструмент управления знаниями. Каждый документ – это след решения. Со временем организация накапливает свою «память», историю. Когда следы доступны, систематизированы, их можно анализировать и извлекать уроки. Без этого всё приходиться начинать сначала, снова и снова наступая на одни и те же грабли.
Делопроизводство – это фундамент для устойчивого развития компании. Только при наличии прозрачного, отслеживаемого и контролируемого документооборота можно выстраивать стандарты качества, внедрять системы управления, проходить аудиты, привлекать инвестиции, расширяться за пределы своей страны. Без этого даже самый амбициозный проект остаётся на уровне идеи.
Таким образом, отсутствие выстроенного делопроизводства влечёт за собой не только формальные последствия в виде штрафов, но и боле глубокие риски. Репутационные потери – одни из самых трудно восстанавливаемых. Если клиент или партнёр не понимает, как и какие решения закреплены, и кто за них отвечает – доверие неизбежно подрывается. То же касается контролирующих органов: хаос в документообороте вызывает у них повышенное внимание и подозрение. А внутри компании – это почва для конфликтов, недоверия между департаментами, невозможности проследить цепочку решений и ответственности за них.
Чтобы избежать подобных неприятных ситуаций важно не просто иметь документы, а выстроить единую систему. Систему, в которой понятно, где какой документ, кто его оформил, где он зарегистрирован и как его найти. Регулярные внутренние аудиты, контроль сроков хранения, единые правила оформления – всё это должно быть частью культуры компании.
Это не про бумажную волокиту – это про защиту от убытков.
Так что вопрос уже не в том, нужно ли заниматься делопроизводством. Вопрос в том, насколько глубоко это интегрировано в повседневную жизнь компании. И если до сих пор оно воспринималось как формальность – возможно, самое время пересмотреть эту точку зрения. Потому что в бизнесе документ – это не просто бумага. Это Ваша страховка, Ваш голос, Ваша власть.
Если компания не готова самостоятельно выстраивать эти систему, всегда можно обратиться за поддержкой. В том числе и к нам – мы сопровождаем юридических лиц и индивидуальным предпринимателей в вопросах делопроизводства: от разработки внутренних регламентов до организации архива.
Мы сделаем всё, чтобы делопроизводство было для Вас надежной зоной опоры!
Форма для связи:
Ошибка: Контактная форма не найдена.